Le service des Achats a mis en place un nouveau concept d'occupation des bureaux en février 2024, ce qui a permis de gagner de l'espace. Il y a désormais moins de postes de travail disponibles, mais plus de place pour le travail en équipe. Marietta Wiesinger et Philipp Reiplinger nous explique le fonctionnement du partage de bureau, les avantages qu'il offre et pourquoi l'upcycling a joué un rôle à ce niveau.

Le partage de bureau en bref 

• Offre facultative : Celui qui ne souhaite pas participer garde son bureau
• Cinq postes de travail fixes - onze places de desksharing 
• Réservation possible en ligne avec Desk.ly. L'équipement des postes de travail y est décrit
• 2. Au 1er étage, uniquement des postes de travail en desksharing. Au rez-de-chaussée, principalement des postes fixes.
• Nouvelles directives de bureau concernant la propreté, la période de réservation, les annulations, etc. 
• La distribution du courrier a été réorganisée avec des cases postales personnelles
• Nouvelle possibilité de ranger des affaires personnelles 

Qu'est-ce qui vous a poussé à repenser la répartition de l'espace ?
Philipp Reiplinger : Depuis la pandémie, les postes de travail du bâtiment ne sont plus tous occupés en raison du travail mobile. En même temps, il y a un grand besoin de retrouver un échange direct avec nos partenaires et nos collègues de travail. Nous n'avions pas les locaux nécessaires pour le faire. Il fallait donc faire preuve de créativité.

Quelle est la répartition actuelle des bureaux ?
Philipp Reiplinger : Dans un premier temps, nous avons formulé une offre volontaire. Les collaborateurs qui adhèrent au travail mobile participent automatiquement au partage de bureau à l'avenir. En revanche, certains collaborateurs conservent leur poste de travail fixe à leur demande. Il existe dorénavant cinq postes de travail fixes attribués et un bureau d'apprenti fixe Pour les 15 collaborateurs qui participent au partage de bureau, il reste onze postes de travail en desksharing. Cela représente une flexibilité maximale pour les collaborateurs du service des achats. #Excellence#Confiance#Valorisation 

Comment avez-vous préparé le partage de bureau ?
Marietta Wiesinger : Nous avons commencé par faire le tri. Tout ce qui était superflu et analogique devait disparaître des bureaux. Grâce aux licences du logiciel de réservation desk.ly que nous possédions déjà, nous avons pu ouvrir la possibilité de réserver les bureaux. De plus, nous avons placé des codes QR sur les bureaux afin que les collaborateurs puissent également réserver ou annuler une table.

Où se trouvent maintenant les places de Desksharing ?
Marietta Wiesinger : Au deuxième étage, nous avons maintenant uniquement des postes de travail en desksharing. Les postes de travail fixes se trouvent principalement au rez-de-chaussée.

Que fallait-il encore prendre en considération ?
Marietta Wiesinger : Nous avons dû adapter et élargir nos "directives de bureau". Ainsi, il existe désormais des directives pour la réservation ou pour laisser les postes de travail propres. Nous travaillons encore sur un catalogue de sanctions volontaires pour notre caisse d'achat ? #culture d'apprentissage active

Où sont les effets personnels des collaborateurs ?
Marietta Wiesinger : Nous avons également dû revoir ce point. Nous avons réaménagé une pièce avec des meubles qui n'étaient plus nécessaires suite à l'initiative de débarras. Une ancienne armoire haute à dossiers sert désormais de case postale et d'armoire à chaussures. Nous utilisons l'ancien sideboard pour y déposer des paquets et comme espace de rangement. Les seules nouvelles acquisitions sont un petit casier métallique fermant à clé et une barre de penderie installée entre l'armoire haute et le mur. Nous avons ainsi pu maintenir les dépenses à moins de 500 euros. #Efficacité #Durabilité

Qu'est-ce que l'introduction a changé dans le service des achats ?
Philipp Reiplinger : La restructuration nous a tout d'abord permis de gagner de l'espace. Nous disposons désormais d'une salle de réunion interne qui sert également de salle commune et de lieu de rangement pour les affaires privées. En outre, il existe un poste de travail non réservable que nous pouvons mettre à disposition spontanément. 
Marietta Wiesinger: Les postes de travail pouvant être réservés sont pour la plupart aménagés de la même manière. Aucun objet personnel ne se trouve sur le bureau et chaque chose a sa place. Grâce à l'utilisation systématique de XPhone, il est facile de changer constamment de poste de travail.

Quelle est votre conclusion ?
Marietta Wiesinger : Pour l'instant, nous procédons encore à des essais et apprenons à gérer le partage de bureau. Mais cela fonctionne déjà très bien ! Il faut une phase d'adaptation pour que les nouvelles procédures, comme la réservation du poste de travail ou le rangement des affaires privées dans le casier, deviennent une routine.

Et que se passe-t-il ensuite ?
Philipp Reiplinger : J'aimerais que d'autres services se joignent au partage de bureau via desk.ly à l'avenir. Nous aurions alors la possibilité d'utiliser des postes de travail en dehors du service Achats. Je suis convaincue que nous avons tout à gagner à ce qu'un responsable de catégorie du service des achats réserve parfois une place au service technique ou qu'une collaboratrice du service commercial réserve un poste au service des achats. Cette interview vous incitera peut-être à l'imiter. N'hésitez poas à nous contacter ! #Proactivité